Olin aikoinaan erään asukasyhdistyksen jäsen sekä aktiivinen toimija yhdeksän vuoden ajan. Tuona aikana näin yhdistyksen toimintaa monesta eri näkökulmasta / tehtävästä käsin. Seuraavassa on joitakin omakohtaisia pohdintoja koskien yhdistystoimintaa ja sen kehittämistä.
Yritysten ja yhdistysten tavoitteista sekä strategioista
Yritykset ja esimerkiksi erilaiset yhdistykset tekevät pitkän ja lyhyen ajan suunnitelmia ja asettavat myös sekä pitkän että lyhyen ajan tavoitteita. Yritykset laativat erilaisia strategioita kuten liiketoimintastrategioita, myynti- ja markkinointistrategioita ym. Niitä ei yleensä julkisuuteen anneta, vaan ne ovat ymmärrettävästi salaisia. Jälkeenpäin yritykset sitten tiedottavat, että nyt tehdyt toimenpiteet olivat strategioiden mukaisia.
“Yrityksen strategialla tarkoitetaan keinoja, joiden avulla yritys pyrkii saavuttamaan asetetut tavoitteet. Strategian on otettava huomioon yrityksen toimintaympäristö sekä käytettävissä olevat voimavarat ja yritettävä sovittaa ne parhaalla mahdollisella tavalla yhteen.” [1]
“Oleellisinta on tunnistaa yrityksen todelliset voimavarat. Sellaisella strategialla ei nimittäin ole mitään tehtävää, joka perustuu toiveajatteluun tai oman organisaation resurssien yliarviointiin. Toisaalta, oman organisaation voimavarojen aliarvioiminen tai se, että sen kaikkia resursseja, esimerkiksi sen strategista reserviä, ei osata ottaa täysimittaisesti käyttöön, johtaa organisaation turhautumiseen ja ainakin parhaiden voimien vaihtuvuuteen.” [1]
Yhdistykset laativat myös omia toimintasuunnitelmiaan esimerkiksi seuraavalle vuodelle. Ne voivatkin olla sitten julkisia ja niitä voidaan julkaista etukäteen esimerkiksi yhdistyksen omalla www-sivustolla. Toimintasuunnitelmissa voivat olla mukana esimerkiksi yhdistyksen toimintoihin liittyvät asiat ja seuraavana vuonna järjestettävät tapahtumat. Viimeistään keväällä pidettävässä sääntömääräisessä kevätkokouksessa nähdään miten asetetut tavoitteet (toimintasuunnitelma) ovat toteutuneet kun niitä verrataan kokouksessa käsiteltävään toimintakertomukseen.
Osa yhdistyksistä on voittoa tavoittelemattomia non-profit -organisaatioita, jotka eivät välttämättä kilpaile keskenään. Sen sijaan ne pyrkivät tuottamaan yhteistä hyvää esimerkiksi tietyn kaupunginosan asukkaille.
Olisi kuitenkin totuudenvastaista sanoa, että esimerkiksi samassa kaupunginosassa sijaitsevat yhdistykset eivät kilpailisi keskenään. Yhdistyksen toiminnan kokoluokka (jäsenet, toiminta ym.) vaikuttaa esimerkiksi siihen, millaisen rahallisen avustuksen yhdistys saa esimerkiksi kaupungilta (vuosittain haettavat / saatavat toiminta-avustukset.
Kärjistyksiä: Aikaisemmin oli niin, että yhdistykset (sekä muut yhteiskunnalliset toimijat kuten yritykset) kilpailivat kuluttajien rahoista. Nyt nämä samaiset toimijat kilpailevatkin kuluttajien (ym. toimijoiden) ajasta (ja myös niistä rahoista). Mitä enemmän aikaa kuluttaja/asiakas yhdistyksen tapahtumassa, yrityksessä yms. viettää, sitä suuremmalla todennäköisyydellä hän myös jotakin kuluttaa (siis ostaa jotakin).
Yhdistyksen tulevaisuuspohdintoja
Mutta mitä jos yhdistys kuitenkin ottaisi itseään niskasta kiinni ja katsoisikin sinne tulevaisuuteen. Ettei tulevaisuus jäisi hataraksi ja vain pelkän toimintasuunnitelman varaan. Otettaisiin nykytilanne lähtökohdaksi ja katsoittaisiin myös yhdistyksen menneisyys. Pohdittaisiin toimintasuunnitelmien sijaan vieläkin suurempia linjoja ja yhdistykseen vaikuttavia sisäisiä ja ulkoisia tekijöitä. Nykytilanteen mukaisesti otettaisiin huomioon muuttuva toimintaympäristö, “kilpailijat”, sidosryhmät, muutamia mainitakseni.
Esimerkiksi toimiessani asukasyhdistyksessä yhdeksän vuoden ajan, yhdistyksellä oli oikeastaan samanlainen toimintasuunnitelma vuodesta toiseen. Sitä ei paljonkaan muutettu eikä sitä myöskään kyseenalaistettu (ei ainakaan ääneen). Tutussa ja turvallisessa oli siis helppo pysyä.
Tosin yhdistyksenkin toimintaympäristö muuttuu: ehkä rahatilanne on seuraavaa budjettia tehtäessä sellainen, että yhdityksellä ei ole varaa palkata esimerkiksi yhdistyksen toimistosta vastaavaa toimistonhoitajaa seuraavaksi vuodeksi. Toimiessaan esimerkiksi kaupungin alaisessa toimintapaikassa, saattaa kaupunki päättääkin, että seuraavana vuonna toimintapaikan tiloille asetetaankin tilavuokrat. Pienille yhdistykselle pienetkin tilavuokrat saattavat olla iso juttu. Tällöin joudutaan pohtimaan miten toimitaan yhdistyksen toimintojen kanssa. Mistä saadaan uudet tilat? Jos uusia tiloja ei saada, joudutaanko toiminto (kerho ym.) lopettamaan? Nämä kaikki vaikuttavat toimintasuunnitelmaan. Se ei voi siis olla vuodesta toiseen kiveenhakattu. Kuten ei myöskään ole yhdistyksen budjetti ja sen laatiminen, siitä huolimatta vaikka toimintasuunnitelma pysyisikin muuttumattomana.
Pitkän linjan tulevaisuuden kysymyksiä
- Millainen on yhdistyksen toimintaympäristö? Miten ja mihin suuntaan toimintaympäristö muuttuu tulevaisuudessa? Mahdollisesti muuttuvan toimintaympäristön mukaan voitaisiin luoda erilaisia skenaarioita eli perusteltuja tarinoita tulevaisuudesta.
- Mitä ovat ne epätodennäköiset, mutta silti mahdolliset tapahtumat, jotka voisivat tapahtua? Mitä niiden varalle asetetaan ja mitkä saattaisivat olla toimenpiteet?
- Miten yhdistys on profiloitunut ja onko yhdistys profiloitunut oikein? Pitäisikö yhdistyksen profiloitua tulevaisuudessa toisin? Entä miten se muuttaisi yhdistystä ja sen suhteita toimintaympäristöön?
- Miltä yhdistyksen tulevaisuus näyttää seuraavana vuonna ja seuraavina vuosina, eikä tässä katsottaisi pelkästään toimintasuunnitelman asetettuihin tavoitteisiin?
- Jos yhdistyksen hallitukseen on vaikea saada lisää toimijoita, miten hallituksen työskentely turvataan seuraavina vuosina?
- Jos yhdistys on tuottanut tapahtumia ja toimintojaan tähän asti tuotantosuuntautuneesti, pitäisikö sen tulevaisuudessa kuunnella enemmän asiakkaita ja muuttaa toimintaansa asiakassuuntautuneeksi? Entä miten tämä tulee mahdollisesti muuttamaan yhdistyksen toimintaa? Voivatko muutokset tulevaisuudessa olla kenties radikaalejakin?
Lähteet:
[1] Ståhle, Pirjo & Grönroos, Mauri (1999). Knowledge management – tietopääoma yrityksen kilpailutekijänä. (sivulta 194)
Kirjoittaja: Samuli Heikkilä (C)